Transformar usando IT

Ok, é bom "ter" tecnologia de informação na vida das nossas empresas. Já ninguém imagina entrar uma empresa que não tenha computadores, ninguém aceitaria escrever relatórios à mão, ou até enviar telegramas em vez de SMS.

Mas com tanta tecnologia à nossa volta, será que estamos a retirar o seu máximo potencial? Que precisamos de computadores, ninguém duvida, mas para quê?

- Para gerir a informação.

É a tecnologia é de informação, certo? Então é para gerir a informação. Certo? Parece não haver dúvidas, sobre isto. Onde surgem as dúvidas é no quê, quem e como.

Não poderia deixar de falar do meu novo projecto - a Donate-IT e usar um exemplo interessante.
Ontem entregámos um primeiro PC a uma associação. Esta entidade veio ter conosco e disse, preciso de um computador. Não nos disse preciso que nos ajude a resolver um problema com a nossa gestão de informação.

O engraçado é que fomos instalar o computador, mas antes eu procurei saber para que seria usado. E claro, percebemos que havia ali um problema de gestão de informação que um simples computador não iria nunca resolver. Ficamos de passar por lá e definir-lhes uma solução para o seu problema.

O que me intriga é que isto não acontece apenas num ou outro caso isolado. As empresas ainda continuam a pedir tecnologia em vez de soluções para os seus problemas de gestão de informação. Falamos primeiro no telhado e só depois das paredes.

O que conhecemos ou quem conhecemos que conhece? - o que vale mais? #MasterClassKM

Estamos inundados por informação, temos necessidade de saber sobre centenas ou milhares de assuntos. Desde a nossa vida profissional à pessoal, temos que saber uma montanha de "coisas".

Na função que executo, nestes últimos meses, tive que saber como se monta um sistema de Balanced ScoreCard por exemplo. 

Na minha vida pessoal, queria saber como se faz um bolo de aniversário em pasta de açúcar.

São centenas ou mesmo milhares de pequenas questões que procuro resolver, não fosse eu apaixonada por aprender. 

Mas uma frase dita na MasterClass de Gestão de Conhecimento, captou o meu interesse:

"Hoje em dia, não interessa tanto o que sabemos, mas antes quem nós conhecemos que sabe". Aceitemos o facto, não podemos saber tudo (eu gostava tanto, acreditem). Mas por vezes precisamos de saber sobre assunto que não dominamos... perguntamos. 

Perguntamos à grande internet (através do google) ou perguntamos a alguém que conhecemos. Da minha experiência, e julgo que da vossa, tenho sempre melhores resultados quando falo com as pessoas.

Num artigo sobre ferramentas de gestão de conhecimento, esta frase:

Coffee conversations happen all the time – our networking keeps us alive. People say we’re a process-driven organization, I just do not agree. We’re relationship-driven.

Somos de facto, movidos pelas pessoas. Somos ser humanos, que se emocionam, não somos máquinas sistemáticas que fazem tudo da mesma forma, não somos processos, fazemos parte deles. Faz tanta diferença estarmos rodeados das pessoas certas nos momentos certos. Não acham?

Nota: Este post e todos os que se seguem com a #MasterClassKM surgem de pensamentos antes, durante e depois da MasterClass em que participei  "Reducing Risk and Enhancing Value by Capturing and Exploiting Critical Knowledge" , com Paul Corney.

"Outros" ou "Lixo de Informação" - # MasterClassKM

Na passada quinta-feira, estive numa Masterclass de Gestão de Conhecimento, dinamizada pela Knowman e leccionada pelo Paul Corney, onde abordámos temas como: gestão de risco em gestão de conhecimento, transferência de conhecimento, valor do conhecimento e ferramentas de "captura" de conhecimento.

No meio da discussão, surge a pegunta:
 - "Qual a pasta com mais e-mails guardados numa inbox?" 

A maioria das pessoas arquiva os seus e-mails por assunto, em pastas que cria no cliente de e-mail (Thunderbird e Gmail no meu caso).

Qual a pasta que tem mais e-mails?
 A resposta: - Outros.

 A pasta "outros", "vários", ou outro nome que lhe quiserem dar é a pasta da preguiça, como lhe gosto de carinhosamente chamar, a pasta "buraco negro".

Existe em vários sistemas de informação, e quase todos meses tenho um pedido para criá-la no sistema de informação que estou a gerir. A minha resposta é sempre "não".  Não, porquê? Porque ter essa pasta, significa que estou a abrir um local para onde grande parte da informação será sugada e nunca mais será encontrada via browsing, e portanto, a menos que tenha um sistema de pesquisa super eficaz, nunca mais será encontrada... Se não será encontrada, para quê guardar?


Nota: este post e todos os que se seguem com a #MasterClassKM surgem de pensamentos antes, durante e depois da MasterClass em que participei "Reducing Risk and Enhancing Value by Capturing and Exploiting Critical Knowledge" , com Paul Corney.

Soluções adaptadas ao contexto

Implementar uma solução de CRM, por exemplo, é simples. Faz-se download de uma ferramenta open source, instala-se e voilá ou contrata-se um fornecedor tecnológico e paga-se uma licença.

Esta formula tantas vezes utilizada na implementação de sistemas de informação tem um destino quase sempre fatal:  fracasso, frustração, desânimo. A pergunta que me coloco é porque é que continuamos a fabricar os mesmos erros, uma e outra vez?

Quando se faz a pergunta qual a melhor solução para nós, a resposta ou é: a melhor para os outros ou a mais barato possível. Portanto, escolhemos entre o Ferrari ou a carruagem puxada a burros para fazer um percurso, que às vezes é só trabalho - casa.

O desafio está em encontrar soluções tecnológicas que se adaptam ou podemos adaptar ao nosso contexto, e que tem em conta as nossas restrições. Para quê ter uma máquina de café que faz cappucinos se nunca temos leite em casa?

Mas será que as empresas conhecem assim tão bem o seu contexto e restrições? Será que param para pensar nos seus processos, na informação que circula nos seus corredores e no conhecimento dos seus colaboradores? Será que sabem que nunca terão leite em casa para fazer cappucinos, porque não o colocam na lista de coisas importantes a adquirir?

É obvio que o contexto e restrições mudam, no mundo das organizações o que é hoje, não é igual ao que é amanhã. Mas tal como não compramos roupa hoje com intenção que nos sirva aos 80 anos, será que devemos continuar a procurar soluções para os desafios do amanhã que não saberemos (nem nunca saberemos com certeza) como serão?

As soluções que encontrarmos tem que ser evolutivas, mas se isso for razão para não avançar porque não se entende o propósito do investimento, temos que estar habilitados a encontrar soluções que são mais simples e mais adaptadas ao nosso contexto.

Logo após sair da universidade, defini um sistema de informação composto por apenas soluções open source a custo zero em termos de licenciamento e serviços de consultoria. Olhando para trás, teríamos feito muito melhor se... existisse orçamento para tal. Olhando objectivamente, não teríamos feito nada, se não tivéssemos tido em conta as restrições do nosso contexto.

O meu novo projecto - Donate IT

Apesar de ainda estar a começar, só amanhã é que irá ganhar vida legalmente, gostava de vos apresentar o meu novo projecto - a Donate-IT.

A Donate-IT é uma comunidade de voluntários especialistas nas mais diversas áreas da gestão de sistemas de informação que têm vontade de contribuir para a melhoria da gestão de informação, processos e desmaterialização electrónica de organizações não-governamentais e/ou sem fins lucrativos.

A nossa visão é ajudar os outros a ajudar, dotando-os das ferramentas certas. Já somos alguns entusiastas, mas ainda precisamos de muitos mais! Portanto, se estás a ler este post e queres aderir à causa, faz like na nossa página de facebook Donate-IT.

Como a grande maioria de nós, faz disto vida, ou seja tem uma carreira profissional na área da gestão de informação e das tecnologias de informação, iremos aplicar tudo o que sabemos, desde metodologias de gestão de projecto ágeis, à utilização de ferramentas open-source ou "patrocinadas" pelas grandes software houses. A troco de quê? Da experiência e do entusiamo de ajudar os outros a ajudar.


Interessados? Alguém quer ajudar os que ajudam? Alguém que ajuda, precisa de ajuda? Contacte-nos através do endereço info@donate-it.com

Info Management Conference - Em jeito de resumo

Conseguimos juntar pessoas de diferentes contextos, mas todas ligadas à Gestão de Informação ou à Gestão do Conhecimento. Quem assistiu, saiu satisfeito sobretudo com a qualidade dos oradores e a actualidade e interesse dos temas apresentados. 

O primeiro orador foi Agostinho Abrunhosa que apresentou o caso Lusa e os desafios de implementação de um sistema de informação core em pleno andamento. Fica-me na memória a analogia : Construir/Implementar um sistema de informação numa organização é como construir um avião pleno voo. As empresas não param, a informação também não. 

Seguiu-se Luis Bettencourt Moniz com a explicação da relação entre o Business Analytics e a Gestão de Informação. Focou a necessidade de olharmos para a informação e entender como é que este pode servir o nosso negócio. Terminou com a frase de Peter Druker "What get´s mesured, get´s managed" ao que ele ainda acrescentou "o que é medido é também melhorado".

Terminámos a primeira parte com Rui Fonseca, que, com a sua brilhante apresentação, nos falou de uma das iniciativas da Sonae em termos de Gestão de Informação. Falou-nos de Gestão Documental, tema mais que recorrente nestes eventos (fazem-se até eventos apenas sobre esse tema), mas de um sistema de Gestão Documental totalmente desenhado para satisfazer objectivos estratégicos da Sonae, não para simplesmente "armazenar" documentos. De tal forma interessante, foi duplamente premiado em pelo KOFAX transform Awards nos últimos 2 anos. Mas de tudo o que falou captou-me a atenção o seguinte "Como conseguir passar o conhecimento de um mestre pasteleiro de Bragança, top de vendas com seu bolo rei, para o mestre pasteleiro de Faro que não consegue tamanho record?". As palavras não foram estas, mas o sentido foi claro: como transmitir de forma eficiente o conhecimento de um mestre para outro. Todos os que cozinham (eu adoro cozinhar) sabem que não basta ter a receita... que o nosso bolo, nunca fica igual ao da avó, mesmo que tenha sido ela a escrever a receita.

Na segunda parte, recebemos Adriana Pereira, recem mestre de Ciência de Informação que nos veio falar da sua tese. Adriana Pereira foi identificada pela Academic Advisor da Information Management Conference, a Prof. Manuela Pinto, como uma das alunas com o trabalho de mestrado mais relevante. De acordo com a apresentação da Adriana, o seu trabalho identificou diversas melhorias num dos sistemas de informação mais utilizados na Universidade do Porto, o Sigarra.

Fechamos com o nosso Keynote Speaker, Paul Corney, que nos veio falar da sua viagem pela Gestão do Conhecimento, de iniciativas que acontecem fora de Portugal, do que provavelmente irá acontecer nos próximos anos, mas falou-nos também de como provavelmente, Portugal foi o pioneiro na Gestão de Conhecimento. Foi na gloriosa época dos Descobrimentos, com a escola de Sagres, onde marinheiros se reuniam para trocar informação e conhecimento das suas viagens naúticas.  Paul com seu charme britânico, cativou toda a plateia e deixou-se inquietos, com vontade de fazer mais nas nossas organizações.

Slide 28 - Apresentação Paul Corney (Fonte: Info Management Conf 2014 - KeynotePaulCorney)

Seguiram-se as questões. A Ana Neves colocou duas questões, uma delas com uma resposta surpreendente. Vejam mais no seu blog KMOL : Reflexões sobre a Info Management Conference.

Fica aqui o link para todas as apresentações, aproveitem, aprendam e partilhem.