segunda-feira, 21 de fevereiro de 2011

"Gestão Documental: A avaliação dos custos e benefícios" - Gartner Research

A Gartner publicou em 2000 uma pesquisa realizada por Debra Logan sobre o ROI (Return of Invesment) em Gestão de Documentos. Apesar de onze anos que se passaram, a maioria das conclusões continuam a fazer sentido.

Debra indica que "O investimento no DM é pago dentro de dois ou três anos. O hiperfluxo informacional leva ao investimento em DM para empresas "document-intensive". Esse investimento acaba por se pagar a si próprio".

Nos nossos dias, qualquer empresa é produz documentos de forma intensiva. A criação, distribuição e actualização de documentos é uma realidade trasnversal a várias áreas de negócio.

Somos reconhecidos como "trabalhadores do conhecimento". Produzimos e consumimos conhecimento em praticamente todos os contextos organizacionais. A questão coloca-se então : "Como poderemos capturar conhecimento?" Uma das muitas formas é escrevê-lo ... em documentos.

Debra propõe uma reflexão sobre as 10 formas de desperdiçar tempo e dinheiro com documentos, tais como

* "Os documentos são difíceis de recuperar" (especialmente quando não é autor do documento que pretende encontrar"
* "Documento são difíceis de partilhar" (será que esta é mesmo a última versão do documento?")


No final desta pesquisa, Debra define uma checklist para determinar o "máximo ROI do IDM" (Integrated Document Management):

* Volume de documentação
* Taxa de crescimento
* Como é que os documentos são criados
* Como é queos documentos são entregues
* Número de pessoas que irão aceder, editar, visualizar
* Cumprimento e garantia de qualidade do documento
* Valor do documento para negócio
* Requisitos para Workflows do documento
* Como é que os documentos serão utilizados no processo de negócio

Se persistirem dúvidas sobre se deve investir ou não em soluções para Gestão de Documentos, recomendo que analise com atenção os resultados desta pesquisa:

"Document Management: Assessing costs and Benefits" - Debra logan

sábado, 5 de fevereiro de 2011

gestaoinformacao.blogspot.com torna-se global !

Após vários anos a escrever sobre Gestão de Informação em Português ( já lá vão 3), decidi tornar-me internacional.

Assim sendo, criei uma versão em Inglês deste blog que poderão consultar aqui:
http://information-management-pt.blogspot.com/

Para quem compreende Português, aconselho manterem com a versão original, até porque o meu inglês já teve melhores dias.
Focus on the "I," not the "T."
Jack Noonan, 2000

"Information and Management are two sides of a single coin"

Peter Keen, 1991