Alfresco - Open Source para Enterprise Content Management

Alfresco é uma solução open source para Entrerprise Content Management.

Esta solução permite gerir não só a fase de armazenamento e recuperação, como também a fase de criação de documentos, tornando-se por este motivo uma solução bastante interessante.

Para suportar a fase de criação, permite o controlo de versões de documentos como também a definição de diferentes estados, a definição de workflows para o ciclo de vida do documento e ainda forúns de discussão, onde os diversos utilizadores podem discutir e apresentar sugestões ao problema em que se encontram a trabalhar.

Esta ferramenta é bastante indicada para PME´s ou pequenas instituições que queiram resolver problemas base a nível de gestão documental. No entanto, as evoluções do produto, deixam advinhar que o Alfresco será cada vez mais uma alternativa chave para soluções de software proprietário.

Para mais informação sobre esta solução: http://www.alfresco.com

Caso pretenda aceder a manuais de utilizador em português gratuitos, envie um e-mail: Sofia Neto

A qualidade de Informação - Porquê?

A informação é identificada cada vez mais como um recurso económico essencial para a tomada de decisão e para a execução dos diversos processos de negócio.

Dada a importância que tem assumido nas organização e na própria Sociedade, é natural e aceitável que se levantem preocupações relativamente à sua qualidade. De facto, uma informação incorrecta ou desactualizada poderá levar a uma decisão errada produzindo um impacto negativo na organização.

Um decisor que se baseie em informação desactualizada ou incorrecta incorrerá certamente em medidas desajustadas à realidade e portanto, ineficazes.

Por outro lado, sendo a informação assumida como um recurso surge a necessidade de serem aplicados métodos de controlo de qualidade similares aos aplicados a outros recursos da empresa, tais como aos produtos disponibilizados. Esta assumpção torna-se mais critica quando a informação é o produto da empresa, como no caso de organizações que fornecem estudos de mercado.

Reflexões sobre e leitura:
OLVEIRA, João Nuno ; AMARAL, Luís Alfredo - "O papel da qualidade da informação nos sistemas de informação"

Gestor de Informação - Porquê?

Analisando as competências do Gestor de Informação, a pergunta não pode deixar de ser colocada:

• Porquê é que existem Gestores de Informação?
  

À partida, todos nós definimos as nossas necessidades de informação, onde e como armazenamos a informação que produzimos, como a organizamos, que meta-informação utilizamos para potenciar a pesquisa ( não darei eu designações aos ficheiros que produzo?), que informação mantemos ou qual a informação que escolhemos eliminar.

De facto, todos nós, todos os dias fazemos Gestão de Informação.Porque existem, então, Gestores de Informação?

A resposta é simples...todos fazemos Gestão de Informação para nós próprios...sem ter em conta o contexto ou necessidades dos restantes membros da empresa/ instituição.

Um exemplo simples:

• No meu ambiente de trabalho de um colega, existe um documento designado de final.doc.Alguém consegue adivinhar do que se trata? Duvidam que o meu colega me consiga indicar o assunto sem abrir o ficheiro?

Estas situações são comuns, basta tentar navegar no ambiente de trabalho do colega do lado ou de um familiar... para detectarmos as dificuldades em recuperar e obter a informação necessária para a nossa actividade.

O Gestor de Informação - Competências

O Gestor de Informação tem como principais competências:

• Determinar as necessidades de informação
  
• Definir políticas de armazamento
• Definir estruturas de informação e esquemas organizativos
• Potenciar o acesso / comunicação da informação
• Disponibilizar serviços / tecnologia adequada para a recuperação da informação (criação de esquemas de meta-informação)
• Definir políticas de avaliação de informação
• Definir políticas de preservação e conservação

Sumariamente, o Gestor de Informação tem como principal responsabilidade a Gestão do Sistema de Informação da empresa. Deste modo, tem obrigatoriamente competências em todas as fases do ciclo de vida da informação.

Áreas relacionadas com a Gestão de Informação

A Gestão de Informação abarca diversas áreas que por diversas vezes acabam por ser confundidas ou dissociadas da própria GI, são elas:

• Arquitectura de Informação
• BPM - Business Process Modelling
  
• Gestão de Sistemas de Informação
  
• Business Intelligence
  
• ...
  

As três dimensões da Segurança de Informação.

A segurança de informação expressa-se em três dimensões:

• Confidencialidade

• Integridade

• Acessibilidade

Estas três dimensões deverão ser a grande preocupação do gestor de informação no que toca à segurança de informação.

A integridade da informação consiste em garantir que um determinado item/objecto se mantém fiel ao original ou seja, que não foi alterado ou corrompido por outrem.

A confidencialidade consiste em garantir que a informação apenas chega a quem lhe diz respeito e que não é transmitida para partes erradas.

A acessibilidade consiste em garantir que a informação se encontra disponível para quem necessita de a consultar.

Estas três dimensões, não assumem porém, uma relação pacífica. Parece evidente que demasiada acessibilidade pode corromper a confidencialidade e que demasiada confidencialidade pode corromper a acessibilidade. Torna-se, portanto, necessário manter um equilíbrio entre estas dimensões.

Os níveis de confidencialidade e de acessibilidade poderão variar durante do fluxo/processo de informação, sendo um item mais ou menos confidencial ou mais ou menos acessível ao longo do processo que integra. Por exemplo, o desenho de Arquitectura de um sistema na sua fase de desenvolvimento pode ter um elevado nível de confidencialidade ou passo que quando o sistema é comercializado esse nível decresce e pode até ser tornado público.

Segurança de Informação - Contexto

A Gestão de Informação tem como objecto de estudo a informação. O Gestor de Informação encontra-se familiarizado com a identificação das necessidades de informação da sua organização, com a disponibilização de politicas que melhorem os processos de captura, armazenamento, organização e recuperação de informação, mas estará atento à segurança de informação?

A informação é um recurso valioso para a organização e como tal deve ser protegida. Quando falamos de informação torna-se necessário ter consciência de que a informação organizacional existe em diferentes suportes e pode ser comunicada e partilhada de várias formas. Neste contexto, a identificação da informação critica para a organização deve agregar as várias possibilidades de suporte existentes , sendo encarada de forma integrada. Portanto, ao desencadear esta identificação, o gestor de informação terá que consciência que tem que observar informação em suporte papel, em suporte electrónico, em suporte áudio ou até mesmo a informação que ainda não foi expressa em suporte, mas que se encontra na mente das pessoas.

Quando falamos de segurança de informação não estamos a falar de segurança informática, pois a segurança de informação não é tecnologia mas um processo de gestão:

"If you think technology can solve your security problems, then you don't understand the problems and you don't understand the technology" - Bruce Schneier

Encontram-se disponíveis actualmente um conjunto de normas internacionais que procuram fornecer um código de boas práticas para a Segurança de Informação ( ISO 17799:2005) e até um Modelo de Gestão para a Segurança de Informação, onde se encontram enunciados os requisitos de um Sistema de Segurança de Informação (ISO 27001:2005).

Nos próximos posts iremos desenvolver a temática de segurança de informação e de implementação de um sistema de segurança de informação (ISMS)

V Jornadas de Ciência da Informação “ Políticas e Redes de Informação”

No passado dia 21 e 22 realizaram-se as "V Jornadas de Ciência da Informação - Políticas e redes de Informação" na Faculdade de Letras e na Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto. As Jornadas de Ciência da Informação, organizadas e coordenadas pela comissão de alunos da Licenciatura de Ciência da Informação, têm vindo desde 2002 a divulgar e proporcionar o debate dos mais diversos temas relacionados com a Ciência da Informação.

No âmbito destas jornadas, fui convidada a desenvolver o tema de "Open Software: uma oportunidade para a Gestão de Informação". A apresentação teve como principal objectivo demonstrar aos diversos profissionais e futuros profissionais de informação que poderão encontrar no Open Software uma oportunidade para porem em prática mecanismos e políticas que favoreçam a Gestão de Informação nas mais diversas organizações.

Para além de divulgar as diversas ferramentas de Open Software disponíveis para a Gestão de Informação, a apresentação incidiu ainda sobre a relação entre o Open Software e Sociedade em Rede. Por fim, foi exposto um caso prático de utilização de Open Software ( nomeadamente um Enterprise Content Management – Alfresco , um sistema de Gestão e Administração de bibliotecas – PMB) numa PME portuguesa, a MULTICERT.

Veja a apresentação "Open Software: uma oportunidade para a Gestão de Informação".

"Gestão de Informação na Era Digital" - Jornadas de Trabalho (CMT)

No passado dia 19 e 20 de Abril realizaram-se as Jornadas de Trabalho "Gestão de Informação na Era Digital" organizadas pelo Arquivo Municipal da Câmara Municipal da Trofa.

As Jornadas contarem com a apresentação da MULTICERT (Painel nº 5: Comércio Electrónico e Assinatura Digital) que incidiu sobre a importância da Certificação Digital para a Gestão de Informação e Modernização Administrativa. Com a apresentação, pretendeu-se demonstrar que a mudança da Era do Papel para a Era Digital não poderá implicar menos autenticidade, menos integridade, menos confidencialidade e menos controlo de acessos.

Foram levantadas várias questões no que toca à Preservação Digital,muitas delas sem uma resposta objectiva. No entanto, procurou-se sensibilizar os profissionais de informação de que essas preocupações terão que ser discutidas com urgência, pois a certificação digital não é uma realidade futura, mas uma realidade actual.

Veja a apresentação - Certificação Digital

Gestão de Informação - Como?

Um gestor de informação inicia a sua actividade na empresa através do reconhecimento da sua actividade, isto é da sua estrutura orgânica funcional.

Aparentemente, este método pode ser considerado simples, no entanto, abordar a organização numa visão integrada e sistémica, pode não ser tão linear.

Um gestor de informação irá:

• Reconhecer a estrutura ôrganica-funcional
• Circunscrever o ambiente envolvente
• Definir e mapear os processos organizacionais
• Mapear os fluxos informacionais
• Definir e disponibilizar serviços de informação, nomeadamente, gestão de conteúdos adequada a cada grupo organizacional
• Criar modelos adequados de armazenamento e recuperação de informação
• Estabelecer politicas de preservação e conservação de informação
• ...

Gestão de Informação - para quê?

A força desta área tem vindo a aumentar com impacto das novas Tecnologias da Informação e Comunicação nas organizações e instituições públicas.

Na era em que vivemos INFORMAÇÃO é poder, e portanto é necessário adquirir uma consciência crescente do valor estratégico que esta pode assumir. O conhecimento impõe-se como uma mais valia para empresas que desejam competir num meio envolvente instável e em permanente mudança. A consciencialização para a necessidade de Gestão de Informação advém, na maioria dos casos, de situações de overloading de informação. As empresas apenas se apercebem do problema quando este assume porções gigantescas.

Gerir informação cria eficiência... e permite:

• Racionalizar os serviços de informação da empresa
• Racionalizar a utilização de informação externa
• Evitar ineficiências e duplicação de informação
• Melhorar a recuperação e comunicação de informação
• Promover a gestão estratégica baseada no conhecimento da realidade interna e externa

Gestão de Informação - O quê?

O principal objectivo da Gestão de Informação é tornar os recursos de informação e as capacidades informacionais da empresa mais eficientes, de modo a melhorar a tomada de decisão, a capacidade de adaptação e aprendizagem num ambiente em constante mudança.

AUSTER, Ethel; CHOO, Chun Wei
Managing Information for the Competitive Edge. New York, Neal Schuman, 1995

A Gestão de Informação surge do reconhecimento da informação como um recurso estratégico para a organização. Assim sendo, deve ser gerida de modo a ser tornar o mais rentável possível.