Fig. 1 - Modelo de Ciclo de Vida de Documentos
- Criação / Aquisição / Selecção: o documento surge no sistema de informação organizacional seja através da criação de novo documento, seja através da aquisição desse documento a partir de uma fonte externa ( o documento é recebido) o ou seja através da selecção dessa informação a partir de uma fonte externa ( o documento é identificado como tendo potencial interesse e portanto é integrada no sistema).
- Armazenamento: o documento é armazenado no sistema, garantindo-se assim o seu arquivo (físico e/ou electrónico) para posterior organização / recuperação.
- Organização: o documento é classificado de acordo com um plano de classificação e descrita. A classificação poderá ter implicações no seu arquivo (físico e/ou electrónico), pelo que a fase de armazenamento e organização poderão ocorrer paralelamente, e não sequencialmente.
- Recuperação: seja através de browsing (navegação) seja através de pesquisa, os documentos são passíveis de recuperação para posterior utilização.
- Eliminação / Preservação: dependendo dos resultados da avaliação de informação deverá ser tomada a decisão relativamente à preservação desses documentos e prazos de retenção ou eliminação imediata.
As tarefas de Armazenamento e Organização podem ser encaradas como a mesma fase, designada por alguns autores "captura". Ainda de acrescentar que a fase de recuperação, é por vezes designada de "Uso" ou "Acesso" por alguns autores.
Considero que esta versão revê a simplifica os processos chave identificados pela MOREQ 2 ( p. 227):
Fig. 2 - Modelo de processos MoReq 2
Podemos então fazer o paralelismo entre os dois modelos:
- Create = Criação / Aquisição / Selecção
- Capture = Organização
- Use = Recuperação
- Preserve = Eliminação / Preservação
- Transfer = Armazenamento
- Manage = não tem uma representação directa no modelo, questões relacionadas com controlo de acessos estão no ponto de Criação/Aquisição/Selecção e as questões de retenção estão no ponto Eliminação/Preservação.
- Store = Armazenamento
- Destroy = Eliminação / Preservação
A MoREQ 2 define como processos principais: Create, Capture, Use, Preserve, Manage. Podemos aproveitar esses processos para definir os estados de um documento e portanto o seu ciclo de vida. Os processos provocam alterações no estado dos seus outputs / input, isto é transformam os objectos que são consumidos. Desta forma, conseguimos aferir através do modelo MOREQ 2 as fases do ciclo de vida de um documento propostos no modelo da fig. 1.
